LECCION EXCEL 022 WORD (COMBINAR CORRESPONDENCIA)

Despues de una ausencia algo larga con mis tutoriales de excel, y no por no saber que poner si no por falta de tiempo y por que la siguiente leccion es algo larga, HE REGRESADO
Es un hecho que excel es una gran herramienta que hace casi todo, pero ese casi hace que uno tenga que echar mano de otros programas, en este caso especifico Word y su potencia para hacer documentos con un formato para presentacion a veces muy superior a excel, no quiere decir qeu en excel no se pueda hacer oficios pero a veces se complica uno tanto la vida pudiendose hacer con word
esta leccion enseñara como vincular datos de Excel dentro de Word o lo que es lo mismo COMBINAR CORRESPONDENCIA
Esta leccion no es de excel si no de Word y nos ayudara a usar a excel como una base de datos, es decir si ya tenemos todos los datos en excel ademas de que excel nos ayudo a calcular, por qeu no pasarlo a word donde puedo hacer un documento que en excel se me complica como cartas a varias personas, de ahi el nombre de combinar correspondencia
Lo primero preparar mi archivo de excel para que funcione como base de datos, hago la alcaracion que se puede jalar la informacion para un solo registro en este caso solo se usaria excel para calcular y los datos se pasarian a word solo es necesario un registro pero excel es capaz de enviar varios registros

Los registros se pondran en las filas y los campos en las columnas, un registro vendria siendo los campos de una sola persona y los campos la informacion que queremos de esta persona osea el registro nunca al revez (registros en columnas y campos en fila), sempre empezaremos en A1 para no tener problemas

Ya una vez terminado nuestro archivo de excel nos vamos a word y ya sea que se edite un documento en blanco o un documento ya elaborado nos vamos a corespondencia y ahi escogemos seleccionar destinatario, posteriormente escogemos usar lista existente y buscamos nuestro archivo de excel, una vez encontrado y seleccionado nos abrira una pantalla como la siguiente

En ella nos muestra las hojas que contiene nuestro libro de excel, escogemos el libro donde estan nuestros datos dejamos marcado la casilla de la primera fila de datos contiene encabezados de columna y le damos aceptar, en ese momento nuestro documento de excel queda vinculado a nuestro documento de word y ya podemos ingresar los campos
 Nota: a partir de ahora cada que abramos nuestro documento de word aparecera una pantalla como la siguiente solo le damos aceptar y seguimos trabajamdo, es solo un aviso para que estemos conciente de que se esta trabajando en una base de datos

Una vez que se tiene vinculado nuestro archivo de excel en word insertaremos los campos para obtener los valores de nuestro libro de excel, estos nombres son los que se encuentran en la primera fila de nuestro documento de excel, por lo que es importante que al poner los nombres en excel sea un nombre que represente el dato que queremos insertar, y evitar repetir nombres.
para insertar los campos solo tenemos que dirigirnos en correspondencia- insertar campo combinado y seleccionar el campo que queremos en esa parte del documento, haciendo una analogia un campo es como una variable algebraica x o y el cual el valor lo tomara de nuestra hoja de excel segun determinemos el valor de la variable del registro

Nos quedara un documento como el siguiente, para ver los registros de excel solo tenemos que dar clic en la casilla de vista previa de resultados

Ya solo nos falta escoger el registro que desemos y a imprimir el documento

En caso de que queramos solificar los resultados y realizar un documento de word sin vinculo a excel pero ya con los resultados reflejados (en caso de que se comparta y no se quiera enviar el archivo de excel) se va uno al icono de finalizar y combinar y se selecciona editar documentos individuales

Nos preguntara que registro o registros quiere uno para el nuevo documento, seleccionamos los que nos interese y es todo

Por ultimo y no menos importante si le damos con el boton derecho sobre un campo una de las opciones que nos aparece es la de editar campo como se muestra en la siguiente imagen

Aqui se podra formatear los campos individualmente ya que si no se hace el texto aparecera como se escribio en excel, osea si esta en mayusculas siempre lo imprimira en mayusculas aunque en word lo cambiemos a minusculas, cuando se hace pareciera que hace el cambio pero al momento de imprimir vuelve a recuperar su formato de excel, por lo que es importante cambiar los valores de los campos

Nota: 
El archivo de excel no debe de ser cambiado de nombre ni movido de la ruta donde se encontraba, en caso de moverse o cambiar de nombre aparecera el siguiente mensaje de error

 Para volver a vincular nuestro archivo de word debemos de aceptar en la pantalla y escribir la ruta donde se encuentra nuestro archivo

 Por alguna extraña razon Microsoft no dio la opcion de buscar el archivo desde esta pantalla y si no conocemos la ubicacion desde esta pantalla no nos da la opcion de encontrar nuestro archivo por lo que no importa si no conocen la ruta pueden darle aceptar y aparecera la siguiente pantalla

 No se preocupen solo le dan aceptar y aparecera la siguiente pantalla

 Solo le dan buscar origen de datos... y listo buscan su archivo de nueva cuenta y su archivo volvera a estar vinculado, 

Al trabajar con los archivos de excel y word si es necesario tener los dos archivos abiertos, primero se debe de abrir el archivo de excel y luego el de word de lo contrario aparecera el siguiente mensaje de error al tratar de abrir el archivo de excel

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Tambien se tiene que hacer la aclaracion de que si se modifica el archivo de excel y el archivo de word esta abierto los cambios no se veran reflejados si el archivo de excel no es guardado y hay que abrir y cerrar el archivo de word para que los cambios se reflejen. 

Para descargar los archivos usados para este ejercicio de clik en el archivo que requiera
excel 22.xlsx
excel 22.docx 

y es todo en este tutorial el mas largo que he hecho  



el anterior ejercicio se utilizo gimp para editar las imagenes, ya que este es un programa gratuito y con las herramientas necesarias para realizar este tipo de trabajos