LECCION EXCEL 022 WORD (COMBINAR CORRESPONDENCIA)

Despues de una ausencia algo larga con mis tutoriales de excel, y no por no saber que poner si no por falta de tiempo y por que la siguiente leccion es algo larga, HE REGRESADO
Es un hecho que excel es una gran herramienta que hace casi todo, pero ese casi hace que uno tenga que echar mano de otros programas, en este caso especifico Word y su potencia para hacer documentos con un formato para presentacion a veces muy superior a excel, no quiere decir qeu en excel no se pueda hacer oficios pero a veces se complica uno tanto la vida pudiendose hacer con word
esta leccion enseñara como vincular datos de Excel dentro de Word o lo que es lo mismo COMBINAR CORRESPONDENCIA
Esta leccion no es de excel si no de Word y nos ayudara a usar a excel como una base de datos, es decir si ya tenemos todos los datos en excel ademas de que excel nos ayudo a calcular, por qeu no pasarlo a word donde puedo hacer un documento que en excel se me complica como cartas a varias personas, de ahi el nombre de combinar correspondencia
Lo primero preparar mi archivo de excel para que funcione como base de datos, hago la alcaracion que se puede jalar la informacion para un solo registro en este caso solo se usaria excel para calcular y los datos se pasarian a word solo es necesario un registro pero excel es capaz de enviar varios registros

Los registros se pondran en las filas y los campos en las columnas, un registro vendria siendo los campos de una sola persona y los campos la informacion que queremos de esta persona osea el registro nunca al revez (registros en columnas y campos en fila), sempre empezaremos en A1 para no tener problemas

Ya una vez terminado nuestro archivo de excel nos vamos a word y ya sea que se edite un documento en blanco o un documento ya elaborado nos vamos a corespondencia y ahi escogemos seleccionar destinatario, posteriormente escogemos usar lista existente y buscamos nuestro archivo de excel, una vez encontrado y seleccionado nos abrira una pantalla como la siguiente

En ella nos muestra las hojas que contiene nuestro libro de excel, escogemos el libro donde estan nuestros datos dejamos marcado la casilla de la primera fila de datos contiene encabezados de columna y le damos aceptar, en ese momento nuestro documento de excel queda vinculado a nuestro documento de word y ya podemos ingresar los campos
 Nota: a partir de ahora cada que abramos nuestro documento de word aparecera una pantalla como la siguiente solo le damos aceptar y seguimos trabajamdo, es solo un aviso para que estemos conciente de que se esta trabajando en una base de datos

Una vez que se tiene vinculado nuestro archivo de excel en word insertaremos los campos para obtener los valores de nuestro libro de excel, estos nombres son los que se encuentran en la primera fila de nuestro documento de excel, por lo que es importante que al poner los nombres en excel sea un nombre que represente el dato que queremos insertar, y evitar repetir nombres.
para insertar los campos solo tenemos que dirigirnos en correspondencia- insertar campo combinado y seleccionar el campo que queremos en esa parte del documento, haciendo una analogia un campo es como una variable algebraica x o y el cual el valor lo tomara de nuestra hoja de excel segun determinemos el valor de la variable del registro

Nos quedara un documento como el siguiente, para ver los registros de excel solo tenemos que dar clic en la casilla de vista previa de resultados

Ya solo nos falta escoger el registro que desemos y a imprimir el documento

En caso de que queramos solificar los resultados y realizar un documento de word sin vinculo a excel pero ya con los resultados reflejados (en caso de que se comparta y no se quiera enviar el archivo de excel) se va uno al icono de finalizar y combinar y se selecciona editar documentos individuales

Nos preguntara que registro o registros quiere uno para el nuevo documento, seleccionamos los que nos interese y es todo

Por ultimo y no menos importante si le damos con el boton derecho sobre un campo una de las opciones que nos aparece es la de editar campo como se muestra en la siguiente imagen

Aqui se podra formatear los campos individualmente ya que si no se hace el texto aparecera como se escribio en excel, osea si esta en mayusculas siempre lo imprimira en mayusculas aunque en word lo cambiemos a minusculas, cuando se hace pareciera que hace el cambio pero al momento de imprimir vuelve a recuperar su formato de excel, por lo que es importante cambiar los valores de los campos

Nota: 
El archivo de excel no debe de ser cambiado de nombre ni movido de la ruta donde se encontraba, en caso de moverse o cambiar de nombre aparecera el siguiente mensaje de error

 Para volver a vincular nuestro archivo de word debemos de aceptar en la pantalla y escribir la ruta donde se encuentra nuestro archivo

 Por alguna extraña razon Microsoft no dio la opcion de buscar el archivo desde esta pantalla y si no conocemos la ubicacion desde esta pantalla no nos da la opcion de encontrar nuestro archivo por lo que no importa si no conocen la ruta pueden darle aceptar y aparecera la siguiente pantalla

 No se preocupen solo le dan aceptar y aparecera la siguiente pantalla

 Solo le dan buscar origen de datos... y listo buscan su archivo de nueva cuenta y su archivo volvera a estar vinculado, 

Al trabajar con los archivos de excel y word si es necesario tener los dos archivos abiertos, primero se debe de abrir el archivo de excel y luego el de word de lo contrario aparecera el siguiente mensaje de error al tratar de abrir el archivo de excel

T

Tambien se tiene que hacer la aclaracion de que si se modifica el archivo de excel y el archivo de word esta abierto los cambios no se veran reflejados si el archivo de excel no es guardado y hay que abrir y cerrar el archivo de word para que los cambios se reflejen. 

Para descargar los archivos usados para este ejercicio de clik en el archivo que requiera
excel 22.xlsx
excel 22.docx 

y es todo en este tutorial el mas largo que he hecho  



el anterior ejercicio se utilizo gimp para editar las imagenes, ya que este es un programa gratuito y con las herramientas necesarias para realizar este tipo de trabajos

LECCION EXCEL 20 BUSCARV & INDIRECTO + COINCIDIR

Hoy juntaremos la funcion buscar con indirecto, complementando con la funcion coincidir
empezemos con la explicacion, primero copie los valores de las hojas enero febrero y marzo para que sea mas facil de entender, como siempre empezamos con la funcion concultav,
el valor a buscar es el nombre que se encuentra en la celda
d9
para la matriz a buscar usamos la funcion indirecto para que el valor que esta a lado (en este caso b11) sea la hoja que nos interesa obtener el valor, concatenamos el texto "!a1:b4" asi hacemos referencia que el valor buscado esta entre el rango a1:b4 de la hoja del mes deseado
para el indicador de columna ponemos 2 por ser la columna dos la de las ventas
en esta formula encontramos un error al copiar la formula para encontrar el valor de marzo, ya que el mes de marzo tiene una columna mas que no tienen los demas meses y arreglaremos con la opcion
formula opcion 2 igual que la 1 el cambio esta en la matriz, en vez de ser a1:b4 tendria que ser a1:c4, pero para que no vuelva a existir este problema y podamos agregar mas columnas si asi lo deseamos ampliamos hasta a1:m4, hasta ahorita la matriz siempre la habia puesto exacta pero eso no nos limita a hacerla mas grande, solo que el proceso de calculo puede tardar un poco mas por eso no pongo a1:XFD1048576 que es la ultima celda aceptada en excel 2007, el siguiente cambio sera substituir el indicador de columna 2 por la funcion coincidir
el valor buscado en este caso es "ventas", pero si lo que quisieramos es conocer los "dias trabajados" ponemos este texto, matriz buscar debe de ser el encabezado de la matriz osea de a1:m1, como ya explique lo hago hasta m para dar un poco de libertad a la formula si es que queremos ir aumentando columnas a nuestro resumen, y el tipo de coincidencia es esacto osea 0, con este cambio no importa donde se encuentre la columna de "ventas" siempre tendrremos su resultado

Este tipo de formulas hay quien la llama megaformulas, porque dentro de una formula se alojan una o varias funciones

LECCIO EXCEL 019 FUNCION INDIRECTO

INDIRECTO(ref; [a1])
cuando uno usa formulas, no puede construir un enlace a una celda por medio de combinaciones de formulas, no podemos poner ="a"&"1" para hacer referencia a la celda a1, osea no podemos redirigir a la celda que queramos por medio de formulas, para eso nos sirve indirecto con esta funcion cualquier texto que ponga se convierte en un enlace a alguna celda de alguna hoja de algun libro
explicando el ejemplo la funcion indirecto nos direcciona a la celda cuya columna sea la que pongamos en la celda a15, y tambien la celda cuya fila pongamos en la celda B15 osea la B6 , y nos da su valor

al final lleva el indicador verdadero para mostrar celdas en forma A1 tradicional en excel, pero en caso de que se quiera poner en formato F1C1, hay que poner valor falso, y se cambiaria por ejempro para A1 seria F1C1, para A2 es F1C2, para B1 es F2C1, muy util para formulas que se vera despues, ya que las operaciones es en puros numeros

LECCION EXCEL 018 USO DE CONSULTAV Y COINCIDIR

para esta leccion estoy usando todo lo aprendido anteriormente
el uso de consultav y coincidir aumenta las posibilidades de excel en el manejo de base de datos
empezamos explicando la formula 1 opcion 2
=SIERROR(CONSULTAV($B16,$B$4:$F$9,COINCIDIR(C$14,$B$3:$F$3,0),FALSO),"")
primero se pone un codigo de error con la funcion sierror, en caso de dar error no pone nada ya que el valor que se pone en la formula es "" en las guayabas se uso la opcion 1 por lo que manda error, y en ciruelas se uso esta opcion 2
CONSULTAV se buscara el valor de b16 se ha agregado el simbolo $ en b para que al copiar la formula en caso de que pongamos otra columna nos siga buscando el valor en b y no se mueva en las columnas pero si permite que se mueva en las filas, la matriz se ha fijado en b4;f9, y al poner el simbolo $ no se movera aun copiando la formula donde la copiemos para el indicador de columna usamos la funcion coincidir
COINCIDIR, se esta usando para buscar el valor c14 denrto de la matriz, osea el texto de c14 lo buscara en la matriz en este caso la matriz es de b3 a f3, se esta conjelando las filas para que la formula pueda ser copiada hacia abajo o hacia arriba, pero de igual manera si agregamos otra columna se deja libre el valor de la columna para que busque el encabezado por ejemplo podemos agregar una columna de menudeo o mayoreo y copiamos la formula sn modificar nada nos dara los valores de menudeo o mayoreo, la matriz la fijamos en b3 a f3 por qeu en nuestra matriz es donde aparece el encabezado
como siempre terminamos fon falso para buscar el valor exacto
este ejemplo es el que mas uso para la opcion coincidir

explico la formula 3 opcion 3
'=SIERROR(CONSULTAV($B16,$B$4:$F$9,COINCIDIR(SI(D16>4,"MAYOREO","MENUDEO"),$B$3:$F$3,0),FALSO),"AGOTADO")
SIERROR explicado anteriormente pero en este caso pone la leyenda agotado
CONSULTAV vuelve a hacer referencia a b16 y la matriz es la misma
COINCIDIR en este caso el valor a buscar puede cambiar dependiendo si la compra se considera mayoreo o se considera menudeo, con la funcion si ponemos la condicion que si es mayor de 4 sea mayoreo pero si no lo considere como menudeo, el texto se pone como siempre entre comillas la matriz se deja igual y 0 para que busque el valor exacto
¿acaso no es muy facil usar excel?

LECCION DE EXCEL NO 017 FUNCION COINCIDIR

COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada; [tipo_de_coincidencia])
La funcion coincidir por si sola no sirve de mucho, nos muestra en que posicion de una matriz se encuentra el valor que estamos buscando, por esta leccion solo mostrare como funciona y en la siguiente leccion mostrare su potencialidad con la funcion consultav,
VALOR BUSCADO, texto o numero del cual queremos saber su pocicion dentro de la matriz
MATIZ BUSCADA, rango donde buscaremos el valor aque nos interesa
TIPO DE COINCIDENCIA, 0 busca el valor exacto de no existir da valor de error
1 busca el valor mas aproximado hacia arriba
-1 busca el valor mas aproximado hacia abajo
para usar esta funcion el tipo de coincidencia debe de ser 0 para mejores resultados

LECCION EXCEL NO 016 CONSULTAH O EN VERSIONES ANTERIORES DE EXCEL BUSCARH

CONSULTAH(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; [ordenado])
similar a consultav solo que este lo hace den forma horizontal busca un valor
VALOR BUSCADO es el valor dentro de las filas que nos interesa obtener un valor en las columnas, siempre este valor debe de estar dentro de la primer fila de nuestra matriz
MATRIZ BUSCAR es el rango donde se va a buscar el valor
INDICADOR FILAS siempre es un numero y es en el numero de filas donde despues de haber encontrado el valor buscado en la interseccion de estos dos valores, ese sera el resultado, la numeracion empieza donde empieza la matriz y no es el numero de filas de la hoja (osea es un valor relativo puesto por el rango de la matriz
ORDENADO (valor falso o verdadero) esta opcion es opcional pero si no se pone nada excel lo toma como verdadero, al poner verdadero busca el valor mas cercano al propuesto, por lo que recomiendo siempre poner falso y asi excel siempre busacara el valor identico a lo que uno busca
el funcionamiento es igual que consultav por lo que si comprenden a usar consultav consultah no sera mucho problema

LECCION EXCEL NO 015 CONSULTAV O EN VERSIONES ANTERIORES DE OFFICE BUSCARV

eempezare a dar funciones mas avanzadas ya que las basicas no se que poner, la funcion consultav es una de las funciones mas potentes de office sabiendola usar y en union con otras funciones puede obtener un valor de una base de datos dentro de excel, no es muy facil de comprender asi que tratare de ser lo mas explicito posible

CONSULTAV(valor buscado,matriz buscar en, indicador columnas, [ordenado])

VALOR BUSCADO es el valor dentro de las columnas que nos interesa obtener un valor en las filas, siempre busca en la primera fila de la matriz, siendo su mas grande desventaja de este comando
MATRIZ BUSCAR es el rango donde se va a buscar el valor
INDICADOR COLUMNAS siempre es un numero y es en el numero de columna donde despues de haber encontrado el valor buscado en la interseccion de estos dos valores, ese sera el resultado, la numeracion empieza donde empieza la matriz y no es el numero de columna de la hoja, este valor es el mas dificil de comprender
ORDENADO (valor falso o verdadero) esta opcion es opcional pero si no se pone nada excel lo toma como verdadero, al poner verdadero busca el valor mas cercano al propuesto, por lo que recomiendo siempre poner falso y asi excel siempre busacara el valor identico a lo que uno busca

LECCION EXCEL 014 PROBLEMA EN LOS CALCULOS CON FECHA

cuando uno hace calculos con los dias siempre se comete el error de no contar el dia de inicio, un ejemplo poner en exel que calcule los dias trascurridos del lunes al viernes usando fechas da 4 en vez de cinco, por lo que siempre hay que agregarle un dia cuando se pone formula en fechas para calcular periodos, parecera tonto este tutorial pero no saben la cantidad de personas que cometen este error incluyendo profesionistas que a diario usan excel, afortunadamente a mi solo me paso una vez cuando empeze a trabajar y aprendi la leccion

LECCION EXCEL NO 012 EL SIMBOLO $

EL SIMBOLO $ SIRVE PARA INDICARLE A EXCEL QUE LA CELDA EN LA FORMULA ES ABSOLUTA, ES DE CIR QUE NO SE MUEVE, SIN EL SIMBOLO $ ES RELATIVA Y SI COPIAMOS LA FORMULA, EL VALOR DE LA CELDA SE MUEVE

NOTA: GRACIAS A MI AMIGO APOLINAR QUE LE MANDO UN SALUDO, SE PUEDE PONER EL SIMBOLO $ CON LA TECLA F4

LECCION EXCEL NO 009 LA FUNCION "SIERROR"

LA FUNCION "SIERROR" SE DISEÑO PARA CUANDO POR CUESTIONES DE FORMULAS, EL RESULTADO DA UN ERROR, YA SEA POR DIVIDIR ENTRE CERO O CUALQUIER CAUSA QUE EN EXCEL PROBOQUE UN ERROR EN ALGUNA OPERACION, EXISTEN DOS OPCIONES, SI DA UN ERROR BORRAR LA FORMULA O PONER LA FUNCION "SIERROR", EN CASO DE ERROR UNO PONE EL VALOR DESEADO, SI NO QUIERE PONER NADA SE PONEN "" Y NO DA NINGUN VALOR, O SE PUEDE PONER UNA FORMULA, TEXTO, VALOR CERO ETC.

SIERROR(valor, valor_si_error)