LECCION EXCEL 023 FUNCION MAX

La funcion max sirve para obtener el valor maximo de una matriz, por si sola como muchas funciones no sirve de mucho pero nos ayuda a obtener control por ejemplo para conocer el valor maximo de un producto o para llevar un indice
MAX(número1; [número2]; ...)
en el siguiente ejemplo se uso la funcion max junto con la funcion si, muchas veces es necesario enumerar una  lista, y es facil si escribimos una serie de numeros y luego jalamos el valor pero esta opcion enumera y si existe un espacio en blanco tambien lo considera, al usar la funcion si, solo pone valor si existe un texto a la derecha de el numero, otro poblema se encuentra si borramos o añadimos columnas a nuesto catalogo, la numeracion se pierde y tendriamos que enumerar todo de nuevo, entonces usamos la funcion max, que nos ayuda a encontrar el numero maximo que se encuentre desde el inico de la matris (en este caso A$3 el signo de $ sirve para que al copiar la formula siempre empieze desde 3) hasta la celda de arriba (en este caso A9, no ponemos signo de $ para que la formula cambie conforme la copiemos), a este numero le sumamos uno para que continue con la numeracion y asi obtenemos  una numeracion consecutiva y solo si hay un valor a la izquierda de esta celda.
copiamos la formula y listo nos enumera automaticamente

Descarga el archivo de excel desde aqui

LECCION EXCEL 022 WORD (COMBINAR CORRESPONDENCIA)

Despues de una ausencia algo larga con mis tutoriales de excel, y no por no saber que poner si no por falta de tiempo y por que la siguiente leccion es algo larga, HE REGRESADO
Es un hecho que excel es una gran herramienta que hace casi todo, pero ese casi hace que uno tenga que echar mano de otros programas, en este caso especifico Word y su potencia para hacer documentos con un formato para presentacion a veces muy superior a excel, no quiere decir qeu en excel no se pueda hacer oficios pero a veces se complica uno tanto la vida pudiendose hacer con word
esta leccion enseñara como vincular datos de Excel dentro de Word o lo que es lo mismo COMBINAR CORRESPONDENCIA
Esta leccion no es de excel si no de Word y nos ayudara a usar a excel como una base de datos, es decir si ya tenemos todos los datos en excel ademas de que excel nos ayudo a calcular, por qeu no pasarlo a word donde puedo hacer un documento que en excel se me complica como cartas a varias personas, de ahi el nombre de combinar correspondencia
Lo primero preparar mi archivo de excel para que funcione como base de datos, hago la alcaracion que se puede jalar la informacion para un solo registro en este caso solo se usaria excel para calcular y los datos se pasarian a word solo es necesario un registro pero excel es capaz de enviar varios registros

Los registros se pondran en las filas y los campos en las columnas, un registro vendria siendo los campos de una sola persona y los campos la informacion que queremos de esta persona osea el registro nunca al revez (registros en columnas y campos en fila), sempre empezaremos en A1 para no tener problemas

Ya una vez terminado nuestro archivo de excel nos vamos a word y ya sea que se edite un documento en blanco o un documento ya elaborado nos vamos a corespondencia y ahi escogemos seleccionar destinatario, posteriormente escogemos usar lista existente y buscamos nuestro archivo de excel, una vez encontrado y seleccionado nos abrira una pantalla como la siguiente

En ella nos muestra las hojas que contiene nuestro libro de excel, escogemos el libro donde estan nuestros datos dejamos marcado la casilla de la primera fila de datos contiene encabezados de columna y le damos aceptar, en ese momento nuestro documento de excel queda vinculado a nuestro documento de word y ya podemos ingresar los campos
 Nota: a partir de ahora cada que abramos nuestro documento de word aparecera una pantalla como la siguiente solo le damos aceptar y seguimos trabajamdo, es solo un aviso para que estemos conciente de que se esta trabajando en una base de datos

Una vez que se tiene vinculado nuestro archivo de excel en word insertaremos los campos para obtener los valores de nuestro libro de excel, estos nombres son los que se encuentran en la primera fila de nuestro documento de excel, por lo que es importante que al poner los nombres en excel sea un nombre que represente el dato que queremos insertar, y evitar repetir nombres.
para insertar los campos solo tenemos que dirigirnos en correspondencia- insertar campo combinado y seleccionar el campo que queremos en esa parte del documento, haciendo una analogia un campo es como una variable algebraica x o y el cual el valor lo tomara de nuestra hoja de excel segun determinemos el valor de la variable del registro

Nos quedara un documento como el siguiente, para ver los registros de excel solo tenemos que dar clic en la casilla de vista previa de resultados

Ya solo nos falta escoger el registro que desemos y a imprimir el documento

En caso de que queramos solificar los resultados y realizar un documento de word sin vinculo a excel pero ya con los resultados reflejados (en caso de que se comparta y no se quiera enviar el archivo de excel) se va uno al icono de finalizar y combinar y se selecciona editar documentos individuales

Nos preguntara que registro o registros quiere uno para el nuevo documento, seleccionamos los que nos interese y es todo

Por ultimo y no menos importante si le damos con el boton derecho sobre un campo una de las opciones que nos aparece es la de editar campo como se muestra en la siguiente imagen

Aqui se podra formatear los campos individualmente ya que si no se hace el texto aparecera como se escribio en excel, osea si esta en mayusculas siempre lo imprimira en mayusculas aunque en word lo cambiemos a minusculas, cuando se hace pareciera que hace el cambio pero al momento de imprimir vuelve a recuperar su formato de excel, por lo que es importante cambiar los valores de los campos

Nota: 
El archivo de excel no debe de ser cambiado de nombre ni movido de la ruta donde se encontraba, en caso de moverse o cambiar de nombre aparecera el siguiente mensaje de error

 Para volver a vincular nuestro archivo de word debemos de aceptar en la pantalla y escribir la ruta donde se encuentra nuestro archivo

 Por alguna extraña razon Microsoft no dio la opcion de buscar el archivo desde esta pantalla y si no conocemos la ubicacion desde esta pantalla no nos da la opcion de encontrar nuestro archivo por lo que no importa si no conocen la ruta pueden darle aceptar y aparecera la siguiente pantalla

 No se preocupen solo le dan aceptar y aparecera la siguiente pantalla

 Solo le dan buscar origen de datos... y listo buscan su archivo de nueva cuenta y su archivo volvera a estar vinculado, 

Al trabajar con los archivos de excel y word si es necesario tener los dos archivos abiertos, primero se debe de abrir el archivo de excel y luego el de word de lo contrario aparecera el siguiente mensaje de error al tratar de abrir el archivo de excel

T

Tambien se tiene que hacer la aclaracion de que si se modifica el archivo de excel y el archivo de word esta abierto los cambios no se veran reflejados si el archivo de excel no es guardado y hay que abrir y cerrar el archivo de word para que los cambios se reflejen. 

Para descargar los archivos usados para este ejercicio de clik en el archivo que requiera
excel 22.xlsx
excel 22.docx 

y es todo en este tutorial el mas largo que he hecho  



el anterior ejercicio se utilizo gimp para editar las imagenes, ya que este es un programa gratuito y con las herramientas necesarias para realizar este tipo de trabajos

LECCION EXCEL 021, USO DE TABULADOR EN EXCEL

mientras que estaba navegando por internet, encontre una pagina donde menciona el uso del tabulador en excel, como casi no lo uso no me acrodaba de su uso, la funcion del tabulador es la de poder rellenar una tabla en forma rapida, uno pone el cursor donde quiere empezar a rellenar la tabla, para pasar a la celda de la derecha solo tiene uno que apretar el tabulador, escribir el nuevo valor otravez tabulador, asi hasta que se quiera uno pasar a la siguiente fila, en el ultimo valor en vez de tabulador se da enter y nos posiciona en la parte de abajo pero de donde empezamos la serie,
ejempro ponemos el cursor en b4, escribimos el valor requerido osea a1- tabulador - b1 - tabulador - c1 - tabulador - d1 - enter - a2 - tabulador - b2 - tabulador - c2 - tabulador - d2 - enter - a3 - tabulador - b3 - tabulador - c3 - tabulador - d3 - tabulador. se que la flecha a la derecha da el mismo resultado aparentemente, la diferencia es que al darle enter despues de usar el tabulador nos pociciona abajo de la celda de inicio osea en la columna b y si usamos la flecha derecha nos pondria en la columna e, el tabulador nos hace ganar un poco de tiempo al capturar una tabla, al no requerir el mouse ni movernos hacia la izquierda con las teclas, se que no es la gran cosa pero puede uno ganar unos minutos en un trabajo que es urgente

LECCION EXCEL 014 PROBLEMA EN LOS CALCULOS CON FECHA

cuando uno hace calculos con los dias siempre se comete el error de no contar el dia de inicio, un ejemplo poner en exel que calcule los dias trascurridos del lunes al viernes usando fechas da 4 en vez de cinco, por lo que siempre hay que agregarle un dia cuando se pone formula en fechas para calcular periodos, parecera tonto este tutorial pero no saben la cantidad de personas que cometen este error incluyendo profesionistas que a diario usan excel, afortunadamente a mi solo me paso una vez cuando empeze a trabajar y aprendi la leccion

LECCION EXCEL NO 013 LAS VISTAS DE EXCEL

normalmente cuando uno prende excel la pantalla que aparece es la vista normal, la que todo el mundo conoce, pero aparte de esa vista existe la vista de diseño de pagina (la que me gusta usar a mi), y la vista previa de salto de pagina, dependiendo del gusto o na nececidad de uno escoge la vista que en ese momento sea mas adecuado al trabajo que se esta realizando, la vista normal no necesita explicacion, la vista de diseño de pagina agrega unas lineas azules a la vista normal, esas lineas azules indican los saltos de pagina que tiene nuestro documento, podiendolo mover a nuestro gusto arrastrandolas, la ultima la vista de diseño de pagina muestra como se va a imprimir el documento, y nos permite modificar el pie de pagina y el encabezado de forma mas intuitiva, el problema en esta vista es un error en excel al seleccionar las filas inferiores de las paginas, no las seleciona adecuadamente, y es un error que viene desde versiones anteriores de office, por lo que no creo que lo reparen pronto, y lo que hace que no sea factible trabajar todo el tiempo en este tipo de vista

LECCION EXCEL NO 012 EL SIMBOLO $

EL SIMBOLO $ SIRVE PARA INDICARLE A EXCEL QUE LA CELDA EN LA FORMULA ES ABSOLUTA, ES DE CIR QUE NO SE MUEVE, SIN EL SIMBOLO $ ES RELATIVA Y SI COPIAMOS LA FORMULA, EL VALOR DE LA CELDA SE MUEVE

NOTA: GRACIAS A MI AMIGO APOLINAR QUE LE MANDO UN SALUDO, SE PUEDE PONER EL SIMBOLO $ CON LA TECLA F4

LECCION EXCEL NO 011 EL USO DEL APOSTROFE EN EXCEL'

el apostrofe en excel funciona para forzar que lo que uno esta escribiendo se convierta en texto, es muy comun en ingenieria y arquitectura poner los ejes en los generadores se de 1-2 pero al escribir eso la mayoria de veces excel lo interpreta como una fecha y nos trasforma lo que escribimos en una fecha completamente diferente a lo que queriamos poner, para evitar eso tenemos que formatear la celda para que se convierta en texto o lo mas rapido poner un apostrofe '1-2 despues de el apostrofe todo lo que se ponga excel lo considerara como texto

LECCION EXCEL NO 010 LA FUNCION "HOY"

la funcion "hoy()" tal vez sea de las funciones mas simples que existen , ya que no tiene argumentos solo se escribe hoy() y listo da la fecha actual, para que me sirve saber la fecha actual, para un oficio automaticamente pondria la fecha de impresion, yo lo uso para mis informes, saber que dia lo imprimi asi se cual es el mas actual, sin necesidad de hacer otra cosa, inserto la funcion de hoy() en una celda y cada que imprima un documento aparece la fecha de impresion, asi de simple es esta funcion, pero puede sacar de problemas cuando se tienen muchas impresiones de un documento y no se sabe cual es el mas actualizado

LECCION EXCEL NO 009 LA FUNCION "SIERROR"

LA FUNCION "SIERROR" SE DISEÑO PARA CUANDO POR CUESTIONES DE FORMULAS, EL RESULTADO DA UN ERROR, YA SEA POR DIVIDIR ENTRE CERO O CUALQUIER CAUSA QUE EN EXCEL PROBOQUE UN ERROR EN ALGUNA OPERACION, EXISTEN DOS OPCIONES, SI DA UN ERROR BORRAR LA FORMULA O PONER LA FUNCION "SIERROR", EN CASO DE ERROR UNO PONE EL VALOR DESEADO, SI NO QUIERE PONER NADA SE PONEN "" Y NO DA NINGUN VALOR, O SE PUEDE PONER UNA FORMULA, TEXTO, VALOR CERO ETC.

SIERROR(valor, valor_si_error)

LECCION EXCEL NO 008 LA FUNCION "SI"

Ejercicio excel no 8. la funcion si
=SI(Prueba_logica,Valor_si_verdadero,Valor_si_falso)
empezando sobre funciones algo mas complejas que las tradicionales empiezo con la funcion si, esta funcion sirve para poner condicionantes si sucede tal cosa que de un resultado, en caso de que no de ese resultado que de otro resultado, se pueden encandenar o anidar hasta llenar 256 caracteres en la formula que es el limite, osea podemos poner si sucede tal cosa entonces poner tal resultado si no volver a comparar y si sucede el nuevo argumento poner tal valor o si no valorar la nueva formula y asi hasta llegar con un resultado deseado

LECCION EXCEL NO 007 FUNCION REDONDEAR Y OPCION PRECISION DE PANTALLA

Cuantos de nosotros no hemos sufrido por el redondeo y nos falta o sobra un centavo, aunque los problemas no se acaban la funcion redondear puede reducir las correcciones por el problema de el redondeo, la sintaxis es =redondear(valor a redondear,digitos a redondear) en este caso =redondear(a2*0.16,2), esta funcion tendra que aplicarse siempre que exista la operacion de multiplicacion o division ya que en ellas se arrastra el problema, otra solucion es en archivo/opciones/avanzadas/al calcular este libro/establecer precicion de pantalla y no sera necesario la formula pero hay que tener cuuidado por que puede uno perder datos al aplicar esta funcion en nuestro archivo, yo recomiendo mejor usar la funcion redondear

LECCION DE EXCEL NO 006 LA BARRA DE ACCESO RAPIDO

cuando salio office 2007 introdujo una novedad drastica, la interfaz ribbon, muchos estaban acostumbrados a tener siempre los mismos iconos en la pantalla pero con la interfaz ribbon uno tiene que escoger el menu para que aparescan los comandos, afortunadamente existe la barra de acceso rapido donde podemos poner los iconos mas usados, mi primer recomendacion poner la barra de acceso rapido debajo de la cinta de opciones, eso se logra con la flechita que aparece al final de la barra de acceso rapido y se selecciona la opcion poner la barra debajo de la cinta de opciones, despues para poner los iconos basta con poner el cursor sobre el icono que nos interesa hacer click con el boton derecho y seleccionar la opcion de agregar a la barra de acceso rapido, en caso de que no aparesca el comando seleccionamos personalizar la barra de acceso rapido y buscamos el comando deseado, cabe destacar que lo anterior es apicable a cualquier programa que incluya la interfaz ribbon como autocad y neodata a partir de la version 2010

LECCION EXCEL NO 005 FUNCION TEXTO, DIA MES, AÑO

despues de concatenar se daran cuenta que los resultados a veces no es lo que esperaban, por que, por que uno esta acostumbrado a formatear las celdas para que mueste el resultado ya sea en pesos, porcentaje o fecha, el problema a concatenar radica en que excel siempre pone un numero a todo internamente osea las fechas estan representadas en dias trascurridos desde el primero de enero de 1900 y que el dia esta dividico en 10 asi que para excel el dia de hoy es el dia 41093 y las diez de la maññana son las 0.42 horas osea 41093.42 y al concatenar texto asi aparece, (1/24=0.0417 0.0417x10=0
42) por lo que debemos de recurrir a la funcion texto =texto(valor,argumento) a la funcion dia =dia(valor) y funcion año =año(valor) para sacar de ese numero el valor como queremos que se muestre, la funcion texto puede substituir a dia y año como lo hace para meses, pero la formula crece demaciado, y ademas con la funcion texto podemos pasar un numero a el formato que querramos, (porcentaje, fecha, moneda, etc.), y lo convierte a texto, hay que tener en cuenta eso ya que al ser texto ya no se pueden hacer operaciones con estos valores, acaso de que usen la funcion valor y la mayoria de veces lo convierta otra vez a numero, el argumento en la funcion texto debe de estar en comillas

LECCION DE EXCEL NO 004 CONCATENAR TEXTO

La ayuda de excel maneja que para concatenar texto la funcion es =concatenar("texto1,"texto2".....,"texto 254"), pero siento mas facil usando ="texto1"&"texto2"&"texto3"...&"texto254" ahora que por limitaciones a lo mejor conviene combinar las funciones y poder obtener un texto mas largo de los 256 funciones que permite la orden concatenar, =concatenar("texto1",...texto256")&concatenar("texto1",...texto256"), cual es la ventaja de concatenar texto con respecto a word, que uno dentro de la funcion puede poner formulas para obtener valores sin necesidad de hacerlos en otra parte, como sabran en word no se pueden hacer operaciones muy comlejas, la desventaja, en excel no se puede dar formato a ciertos valores concatenados, solo a la celda que lo contiene y todo el texto aparece con el mismo formato, cosa que por alguna causa muchos programas y lenguajes de programacion no hay ningun problema de realizar, incluso en las macros de excel se puede hacer

 

descargar archivo ejemplo 

LECCION EXCEL NO 003 FORMATO CONDICIONAL

el formato condicional es una forma en que le decimos a excel que queremos que nos avise automaticamente cuando una condicion se cumple o queremos cierto formato, el formato condicional es muy amplio y el uso varia de lo que quiera uno hacer por lo que solo pondre algunos ejemplos de lo que puede hacerse sin entrar a mucho detalle

 

 Descarga el archivo de ejemplo Excel 003 

LECCION DE EXCEL 001 NOMBRE A LAS CELDAS

Cuando uno pone formulas en excel uno referencia las formulas con las celdas donde se contiene el valor buscado, pero eso se complica si ademas los datos estan en otra hoja y hay que buscar el valor
para evitar eso uno puede ponerle nombre a las celdas y asi es mas facil recordarlas por ejempro uno puede poner que la celda a1 del libro 1 se llame manzana y la celda a2 se llame pera, el resutlado sera a3=frutas
como se cambia el nombre, facil pone uno el cursor en donde aparece el nombre de la celda por ejempro a3 (en la imagen esta en un cuadro rojo) y el texto a3 se selecciona y se pone de color azul (por lo menos en mi computadora asi fue) y escribe uno el texto que uno desee peras manzanas frutas sandia lo que uno quiera y que sea facil de recordar para uno y enter listo, se puede poner la formula en cualquier hoja ya que la celda le dimos un nombre que no se repite en todo el libro, por lo cual no es necesario poner de que hoja viene

DESCARGAR EL ARCHIVO DESDE AQUI

EXCEL 001

LECCION EXCEL 002 ENUMERAR FACILMENTE

primero tienes que poner por lo menos dos numeros, en caso de que sea numeracion continua por que excel puede enumerar con diferentes criterios (poniendo letras al principio, y de x en x osea de 2 en 2 de 3 en 3 de 4 en 4 etc.) selecciona uno las celdas escritas y soltar aparecera un cuadro negro en la esquina inferior derecha, dar clic con el boton izquierdo y sin soltar arrastrar hasta el numero deseado
esto ahorra el escribir numero por numero, ahora que si eres amante de las formulas pues escribe por ejemplo en a3=max(a$1:a2)+1 y copea la formula a donde quieres que aparesca el numero, esto es util si la numeracion no es en celdas continuas o si puede variar el inicio de la numeracion y solo cambias un numero